5 choses que les vrais leaders ne font jamais en meeting Zoom

Si tu es comme moi, les réunions virtuelles font probablement partie de ton quotidien depuis un certain temps déjà, vu que c’est devenu le principal moyen de communication pour beaucoup d’entre nous.

Et ce que j’ai remarqué, c’est que l’étiquette des réunions virtuelles est vraiment un tout nouveau concept pour nous (par rapport aux réunions en personne), que beeeeaaaucoup de gens ne maitrisent pas encore.

Et après une n-ième réunion où mes dents ont grincé, je me suis dit qu’il fallait quand même que je fasse quelque chose. Je partage donc avec toi 5 choses que les vrais leaders ne font jamais en visioconférence. Pour vous aider – tes équipes et toi – à garder vos réunions productives et professionnelles.

Donc voici les 5 choses que les vrais leaders ne font jamais en visio :

1.    Avoir l’air débraillé.

L’un des aspects les plus sympas du télétravail, c’est quand même d’avoir la liberté de porter n’importe quoi pour travailler et même quelques fois de rester dans son lit pour le faire. Le rêve !

Sauf que – c’est mon avis hein – tes collègues n’ont aucunement besoin de voir de quelle couleur est ton pyjama ou d’admirer ta tête de lit.

On est d’accord que tu n’irais pas au bureau en caleçon ?

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Donc habille-toi ! Enfile une chemise professionnelle (non, ton t-shirt sport ne compte pas comme une chemise professionnelle), quelque chose que tu porterais si tu devais te rendre physiquement à la réunion avec d’autres personnes. Et si tu as la moindre chance de te lever au cours du call, que ce soit pour prendre quelque chose au fond de la pièce ou pour t’étirer, veille à porter un vrai pantalon, que tu porterais au travail.

Les vrais leaders ont toujours l’air de bien se comporter, alors montre aux personnes participant à la vidéoconférence que tu les respectes et les considères en prenant le temps de bien t’habiller pour elles.

2.    Trop parler.

Une chose que j’ai pu constater au fil des ans est que les bons leaders : (1) prennent la parole seulement lorsqu’ils ont quelque chose de concret à dire et (2) peuvent communiquer leur idée de manière relativement concise.

Donc ne monopolise pas la parole ! Cela est valable pour n’importe quelle réunion, qu’elle soit physique ou en ligne. Mais ça l’est encore plus lorsqu’on utilise des plateformes de communication numérique, tout simplement parce que les participants ne peuvent pas reconnaître les indices subtils et physiques qui nous aident généralement à savoir quand nous pouvons commencer à parler sans interrompre l’autre.

Lorsque tu interviens, montre toi attentif à la quantité de ton discours, pour permettre aux autres participants à la conférence d’apporter leur valeur ajoutée. Veille à t’exprimer de manière claire et concise et fais une pause de quelques secondes à la fin pour faire savoir aux participants que tu as terminé ta réflexion.

3.    Garder leur micro allumé.

Sérieusement, celui- là c’est le pire. Je participais il y a quelques semaines à un forum en ligne sur la résilience des entreprises africaines face au Covid. Et il y avait littéralement 250 personnes connectés. Et là, tu as des gens qui se connectent – en retard et alors que la modératrice a commencé – en disant « Hi everybody, I’m Eleonor/ Patrick / Massamba… ». C’était horrible parce que non seulement ils entraient (et se présentaient) en même temps, mais ils empêchaient la présentation de suivre son cours.

Et puis disons nous la vérité :  c’est comme si tu te arrivais à une vraie conférence et que tu criais en entrant dans la salle « Hi everybody, that’s me ! ».

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Personne ne ferait ça right ? Eh bien c’est la même chose ici : mets-toi directement sur mute en entrant dans la conférence (tu as une option pour ça sur Zoom) et si tu vois que vous n’êtes pas nombreux et que la réunion n’a pas commencé, tu peux unmute et communiquer.

Et reste sur mute tant que ce n’est pas ton tour de parler. Parce qu’à moins que tu ne vives seul, ta maison est probablement assez bruyante en ce moment (parce que tout le monde est à la maison justement). Et même si tu vis seul, il peut y avoir des bruits de fond inattendus comme les aboiements d’un chien ou les klaxons dehors. Et moi je te dis, personne n’a besoin – et personne n’a envie – d’entendre le mouton qui bêle dans l’arrière-cour.

Bien sûr, tu devras rester toujours activement engagé en regardant ton écran, mais il n’est pas nécessaire de garder le son, surtout si les participants sont nombreux.

Et aussi, si tu as un collègue qui fait une présentation, pense à éteindre ta vidéo pour que l’attention se porte uniquement sur le présentateur.

4.    Avoir un arrière-plan surchargé.

Une chose que tu dois garder en tête, c’est qu’en visioconférence, les autres peuvent voir ce qui se passe derrière : si tu es dans le salon, avec d’autres membres de la famille qui se promènent, tout le monde le voit. Et cela peut être une grosse source de distraction, parce que même si on trouve tes enfants adorables, je te le dis tout de suite, tes collègues n’ont pas forcément envie de parler devant un enfant qui crie et qui se trémousse devant la caméra.

Lorsqu’ils sont en vidéo-call, les leaders se mettent dans une position où les gens se concentrent sur eux et sur ce qu’ils ont à dire. Trouve donc un endroit calme qui semble professionnel et sans distractions :

– Avec un beau tableau neutre ou une bibliothèque

– Pas de lits (qu’ils soient faits ou non faits) en arrière-plan

– Pas de pièces en désordre ni de placards ouverts

Tu voudras également éviter d’avoir l’air de travailler dans une grotte à cause d’un mauvais éclairage. Installe-toi de manière à être face à une fenêtre ou exposé à une lumière abondante.

5.    Faire autre chose pendant la réunion.

Je comprends tout à fait qu’il peut être tentant de consulter ta boîte de réception ou de mener une conversation parallèle pendant un moment d’ennui dans une réunion – ça nous est tous arrivé – mais ne le fais pas ! Le risque est encore plus grand en visio de manquer des informations clés (ou une occasion de donner ton avis) qu’en face à face.

Les vrais leaders essaient toujours de donner le bon exemple, en étant pleinement présent et en ne travaillant pas sur autre chose pendant la réunion. Fais de même : ferme les fenêtres et les programmes non essentiels sur ta machine, désactive les notifications sur ton téléphone et ne travaille pas sur autre chose.  

Si tu utilises ta webcam, utilise un langage corporel attentif : assis bien droit, ne fais pas de grands mouvements bizarres et ne laisse pas trop vagabonder tes yeux (sinon, tu donnes l’impression à tes collègues que ce qu’ils disent ne t’intéresse pas).

Et si c’est toi l’organisateur de la réunion ?

Si tu es à l’initiative de la réunion en ligne, il y a quelques règles à suivre pour éviter que la réunion ne soit pas une perte de temps.

Écoute les participants

Ils n’auront aucun problème à te dire si la réunion est nécessaire ou non. Tu peux peut-être couvrir tout ce dont vous voulez discuter par email / Slack / groupe WhatsApp.

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Fais en sorte que la réunion soit courte et concise 

Mon avis a toujours été qu’une réunion de 30 mn est une réunion inutile (c’est le temps qu’il me faut généralement pour décrocher complètement). Désigne un « modérateur » en amont en charge de s’assurer que la réunion reste sur la bonne voie.

Fixe une heure de début et de fin 

Ne prolonge pas le temps de réunion et ne change pas les horaires à la dernière minute. Respecte l’horaire ! C’est là que tu seras content d’avoir un modérateur / maitre du temps, pour que les participants respectent leurs temps de parole.

Prépare un agenda 

Une fois ton ordre du jour défini, envoie le à tous les participants à l’avance (ainsi que tout autre support pertinent). Cela te permettra de définir les objectifs et le but de la réunion, ce qui à son tour, permettra de maintenir l’engagement de chacun.

Assure toi que tout fonctionne correctement

Avant la réunion, fais tous les tests nécessaires pour être sûr que tout fonctionne bien (connexion internet, micro, vidéo, options, etc.), comme ça tu ne perdras pas 15 mn en début de réunion (et le temps des participants) à essayer de comprendre pourquoi ta présentation ne s’affiche pas.

Et aussi, connecte-toi cinq minutes avant la réunion pour t’assurer qu’elle est opérationnelle. C’est particulièrement agaçant et déstabilisant pour un participant de se connecter et d’avoir un message qui dit « vous êtes seul dans la réunion pour l’instant » ou « l’organisateur de la réunion n’est pas connecté »…

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Voilà, te voilà devenu un pro de la réunion en ligne ! Et si tu as d’autres bonnes pratiques que tu veux partager, tu peux les laisser en commentaires. En attendant, prends soin de toi

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